毎日、問い合せの電話やメールが入る為、
相談者からの相談内容と電話番号は必ず
１人１ページ単位で業務ノートに記載するようにしています。
１人１ページにしたのは、
後で電話で詳しく聞いたり、
面談する際に詳細に書き込んでいくからです。
自分で調べた回答も書いていきます。
メールの相談の場合はプリントして、ノートに貼って、
回答を手書きで下に書き込んでいます。
結婚と永住の相談が多いこともわかってきました。
そして電話も携帯電話からが多いことも・・・。
以前、大きな失敗したことがあります。
携帯の着歴から電話して、
別な相談者に別な答えをしゃべってしまったことです。
それから、携帯の着歴には、名前を入れるようになりました。
外国の方なので名前を聞いただけでも、
どんな相談だったかわからないので、
必ず業務ノートを見る習慣になりました。
中国の方の名前の登録の場合は、
該当する漢字がないことが多いので、
ひらがなで入力するようにしています。
その他の国の方は、カタカナで入力しています。
相談した結果、期間が満たない為、
１年後に仕事を依頼する人もいるので、
顧客管理はとても大切な仕事です。
